Acum doua saptamani, am participat la o conferinta pe teme IT undeva in strainatate. Saptamana trecuta am participat la o asemenea conferinta in Romania.
Ca si alti participanti la conferinta din urma, am ramas la finalul acesteia intrebandu-ma retoric “oare de ce nu putem si noi sa facem niste conferinte valoroase si eficiente, asa cum se organizeaza in strainatate?”.
Am spus ca e o intrebare retorica, deoarece imposibilitatea unei asemenea alinieri este clara si ea e data de diferentele mari nu doar intre mijloacele disponibile, dar si intre scopurile propuse.
Majoritatea conferintelor la care am participat in strainatate, fie in auditoriu, fie ca speaker, au o organizare bine pusa la punct. Organizatorul evenimentului e esential din acest punct de vedere: un organizator cu experienta va alege bine locatia, perioada, formatul; el va putea mobiliza si participantii, atat pe cei ce vor forma publicul, cat si pe lectori.
Organizatorul este o firma specializata, preferabil cu un profil neutru din punct de vedere tehnologic sau de business, astfel incat sa nu apara conflicte de interese ale organizatorilor sau idiosincrazii ale participantilor. Selectia participantilor este probabil partea cea mai dificila a activitatii unui organizator de evenimente si de ea depinde in mare masura succesul evenimentului. Evident, calitatea vorbitorilor dar si structura diverselor paneluri ale conferintei sunt probabil cele mai importante lucruri la care participantii platitori se vor uita, atunci cand sunt invitati sa participe. Succes inseamna de fapt o audienta de cea mai buna calitate de ambele parti ale baricadei (atat speakeri cat si participanti). Cu siguranta, ca la orice asemenea eveniment, vor fi 20% dintre participanti care vin cu scopuri marginale (shopping, sightseeing sau alte scopuri fara legatura cu conferinta, ci mai mult cu locatia aleasa). Trebuie insa precizat faptul ca nu acesta este target-ul organizatorilor de conferinte, ci ceilalti 80% care vin sa adune informatii utile pentru ei sau pentru business-ul lor si nu pentru distractie. Cu toate acestea, o locatie bine aleasa ajuta mult. Daca dupa programul zilnic de conferinte poti sa organizezi si activitati de entertainment de calitate, acestea vor fi apreciate de participanti si va fi un plus pentru conferinta in general. Si ca sa poti organiza aceasta parte de entertainment, e nevoie de o locatie cu potential. Cu precizarea ca, pentru optimizarea bugetului dar si pentru a nu intra in conflict cu vacantele participantilor la conferinte, acestea se vor organiza in general in “shoulder-season”. In occident (sau mai ales in SUA), turismul de “conventii” este atat de dezvoltat incat pentru orice eveniment (oricat de mare sau mic, din orice industrie, de orice format) exista suficiente locatii de calitate de unde poti alege ca si organizator. Iar la final, inca o precizare: organizarea unui asemenea eveniment (de exemplu daca este un eveniment anual recurent) incepe pentru anul viitor inca in timp ce evenimentul din acest an este in plina desfasurare (mai ales tinand cont ca dintre participantii de anul acesta poti sa obtii foarte multe reveniri anul viitor, daca i) le-a placut si ii) ii invite din nou!). Si, cu respectarea acestor reguli, lucrurile merg bine in strainatate la evenimentele serioase. Si atunci, ce se intampla in Romania, ce nu merge la noi? Mai nimic: locatii potrivite sunt foarte putine (mai ales pentru evenimente mari, le numeri pe degete!) si chiar si cele care se considera potrivite, au servicii indoielnice (pe principiul romanesc al lui “merge si asa”); organizatorii sunt de cele mai multe ori amatori, nu profesionisti (multe evenimente importante sunt organizate in “regie proprie” in loc ca sa fie adus pe proiect un specialist in organizari de evenimente); chiar si atunci cand un asemenea specialist e contractat, el este folosit, din pacate, doar pe partea logistica (relatia cu locatia, catering, mailing, etc.), in loc sa fie lasat sa isi faca meseria de la A la Z, asa cum ar fi normal; nici faptul ca scopul evenimentului este in general unul oportunistic nu ajuta la reusita acestor programe de conferinta din Romania (oportunistic insemnand in unele cazuri incercarea de a castiga cat mai mult dintr-o data, sau ca cei care organizeaza nu se uita la bugetul de venituri si cheltuieli, pentru ca nu isi organizeaza un centru de cost pe acest eveniment); structura amestecata si in general nesatisfacatoare a participantilor este un rezultat direct al lipsei de profesionalism in lansarea invitatiilor, alcatuirea programului si a structurii de vorbitori (la ultimele conferinte organizate in Romania la care am participat ca vorbitor, absolut niciodata lista de speakeri prezentata initial nu a corespuns cu vorbitorii care au participat pana la urma in panel). Si daca toate acestea nu au fost de ajuns, mai avem si o alta mare problema in Romania cu aceste conferinte, congrese si conventii: cand cineva este invitat sa vorbeasca la un asemenea eveniment, aproape invariabil acel cineva face o prezentare “promotionala” a companiei pe care o reprezinta, in loc sa pregateasca ceva relevant pentru audienta specifica a acelei conferinte. Evident, acest tip de campanie de advertising mascata sub forma unui powerpoint la o conferinta, este perdanta privita din aproape orice unghi de analiza, pentru ca participantii nu au venit sa auda despre marile realizari ale companiei pe care vorbitorul o reprezinta, ci sa primeasca informatii utile despre business-ul al carui subiect este conferinta (cu exceptia rarelor ocazii cand putem veni in prezentarea chiar cu un case-study relevant pentru acea conferinta, ceea ce nu prea se intampla des).
La polul opus acestei prezentari standard de companie, care desi realizata cu migala de oamenii de marketing ai acelei companii intr-un powerpoint cu numeroase slide-uri, dar nu intereseaza pe nimeni, se afla un tip de vorbitor la fel de nedorit la conferinte, cel care spune “eu sunt atat de valoros ca nu am nevoie de prezentare ppt si nici de vreun material scris, voi vorbi liber”. Cu putine exceptii (care depind, din nou, de formatul conferintei dar si de formatul panelului de vorbitori si al topicii propuse), orice vorbitor, oricat de valoros isi imagineaza ca este, ar face bine sa vina totusi cu un material scris (macar cu niste note de discurs sumarizate, daca nu mai mult), astfel incat sa aiba o sustinere consistenta si relevanta pentru publicul din sala. O a treia situatie nefericita este aceea a vorbitorului arogant care trateaza orice audienta cu condescendenta si care isi imagineaza ca numai el stie despre ce vorbeste. Cu siguranta, Romania este locul unde am vazut cei mai multi vorbitori banali, nepregatiti sau aroganti (si in unele cazuri, toate trei defectele la un loc). Puneti peste toate aceste probleme si minusuri si un alt minus critic al evenimentelor organizate in Romania: agenda nu este niciodata respectata, se intarzie cu orele, ca sa nu spun cu zilele, din cauza unei lipse de punctualitate endemice (acum toata lumea da vina pe traficul aglomerat din Bucuresti, dar am fost in New York, Seul sau Bangkok unde traficul nu e mai relaxat ca la noi si totusi acolo conferintele incep si se termina la timp si nimeni nu da vina pe trafic!). In aceste conditii, apar foarte multe neplaceri pentru toti participantii, dar pana la final, si pentru organizatori, care scapa evenimentul de sub control, iar dupa acest moment, tot ce mai poti spune, fie ca participant, fie ca organizator, este “de s-ar termina odata mai repede” …