Stim cu totii ca Whatsapp, poate mai mult ca celelalte social media, este relativ anarhic in ceea ce priveste organizarea comunicarii, sau mai precis posibilitatea de a o structura cu adevarat. Cei care sunteti activi fie si doar in cateva grupuri de Whatsapp, cu pana la cateva zeci de membri fiecare, sa zicem, cred ca ati remarcat ca, mai ales in aceste zile, se pare ca nu mai aveti timp de altceva decat sa cititi mesajele trimise pe aceste grupuri, de dimineata pana seara. De la un punct incolo, situatia devine imposibil de gestionat si renuntati pur si simplu sa mai urmariti comunicarea de grup, ceea ce poate genera efecte negative, uneori grave, in masura in care pierdeti de exemplu o informatie care poate ar fi fost foarte importanta si urgenta pentru voi.
Ca sa putem sa supravietuim in acest context de comunicare de la distanta, daca tot ati decis ca un grup de Whatsapp este metoda potrivita si nu ati apelat la suite software mai cuprinzatoare, ca Slack, Flock, Chanty, Missive sau alte platforme de comunicare si colaborare in echipa, va recomand sa incepeti cu niste reguli clare de utilizare, iar apoi sa incercati sa le si respectati, adica sa stabiliti un cod de utilizare, dar si de eticheta, pentru WhatsApp. Iata in continuare un posibil decalog al utilizarii grupurilor whatsapp, cu siguranta nu unul exhaustiv:
- Incercati sa trimiteti pe grup numai mesaje relevante pentru tot grupul: social media este oricum plina de junk, memes si fake-news, iar in masura in care grupul vostru are obiective mai importante si membrii grupului sunt oameni care au o agenda de lucru incarcata, e important sa nu raspanditi voi insiva junk si fake-news
- Trimiteti mesaje scurte si concise, pe cat posibil; mesajele lungi arata lipsa de consideratie pentru ceilalti poate zeci de colegi din grup care sunt “fortati” sa le citeasca.
- Nu trimiteti niciodata link-uri, video-uri sau documente fara sa faceti o minima sumarizare intr-un mesaj adiacent in care sa spuneti pe scurt ce vi se pare interesant in acele link-uri sau documente pentru grupul vostru; primim cu totii o multime de astfel de mesaje cu link-uri, video-uri si documente, sa deschizi un astfel de document doar ca sa vezi ca este irelevant sau ca e ceva ce ai mai primit si din alta sursa, este pierdere de timp pentru toti
- Evitati sa trimiteti mesaje “foc cu foc”, adica sa spuneti in 3-4 mesaje consecutive ceea ce puteti comunica intr-unul singur, regula simpla si valabila pentru orice comunicare tip messaging, mai putin atunci cand in comunicare de tip personal sau sentimental, pentru un efect “dramatic”, scriem cuvinte sau fraze scurte in mesaje separate; asa ceva este insa total contraproductiv pentru comunicarea de grup, deoarece fiecare mesaj separat inseamna de fapt in total zeci de mesaje, tinand cont ca ele se trimit catre un grup posibil numeros de recipient: aratati-le consideratie si scutiti-i de astfel de mesaje foc cu foc.
- Regula de aur este sa va abtineti pur si simplu de la a trimite mesaje pe grup sau de la a raspunde pe grup, daca simititi ca mesajele sau raspunsul la mesaje nu sunt relevante pentru grup
- Evitati pe cat posibil raspunsurile prin emoji, fiecare astfel de “emoji reply” adauga zeci de mesaje catre cei din grup; un “thumb up” poate sa fie incurajator din cand in cand pentru grup, daca este facut cu discernamant, preferabil de administratorul grupului si nu de toti membrii
- Daca apare nevoia de discutii one2one, ele trebuie scoase din grup si purtate separat; de asemenea daca vreti ca, inainte de a lansa o idee catre intreg grupul, sa obtineti mai multe informatii sau feedback, consultati membri din grup in mod individual, pe conturile lor de WhatsApp, nu direct pe grup; in acest fel puteti economisi sute sau poate chiar mii de mesaje trimise in grup, care inseama timp pierdut (sau in orice caz, consumat) de ceilalti colegi; aceasta comunicare one2one se poate face simplu, direct din meniul grupului, ca la majoritatea programelor de messaging.
- Daca se fac propuneri pe grup, de obicei ele ar trebui sa se aprobe prin vot invers, adica numai cei care se opun propunerii trimit mesaj, deoarece daca spun cateva zeci de persoane “da” la o propunere cu care oricum tot grupul este in principiu de acord, inseamna zeci de mesaje in plus inutile pentru fiecare dintre membrii grupului, adica poate mii de mesaje in total: la un grup cu 50 membri, ar insemna poate 2500 mesaje inutile! Daca in schimb se merge pe formula cu mesaje doar de la cei care nu sunt de acord, probabil ca daca apar cateva mesaje negative, deja devine clar ca nu exista consens si, tinand cont ca in astfel de grupuri functioneaza de obicei formula aprobarii prin consens sau macar larga majoritate, se va renunta la acea propunere, la acel proiect, cu un efort de timp mai mic pentru grup.
- Daca doriti feedback sau comentarii la orice problema pe care o ridicati in grup si stiti in principiu care dintre colegii din grup va poate ajuta mai bine, precizati de la cine asteptati raspuns sau pe cine rugati sa comenteze, astfel incat sa nu apara feedback irelevant si/sau nestructurat; cand adresati intrebari catre toata lumea, toata lumea s-ar putea simti obligata sa raspunda, chiar daca nu are un raspuns relevant, ceea ce din nou, poate insemna mii de mesaje inutile; daca prin absurd ati adresat intrebarea unei persoane gresite care spune ca nu are raspunsul, insa altcineva din grup are raspunsul corect, foarte probabil va trimite acel raspuns pe grup, deci va rezolva problema.
- La final, nu uitati va rog ca orice mesaj si orice raspuns pe un grup Whatsapp sunt in realitate situatii de “reply to all” care, la fel ca pe email ajung la toti membrii grupului la toti recipientii, motiv pentru care se strang de multe ori sute de astfel de mesaje pe zi in thread-ul de comunicare, numai pe un singur astfel de grup; cum multe persoane trebuie, mai ales in contextul actual, sa gestioneze fiecare mai multe grupuri Whatsapp, pentru o singura persoana pot fi mii de mesaje in fiecare zi doar din grupuri Whatsapp, fara sa mai socotim mesajele pe contul individual, interactiunea din toate celelalte social media si, desigur, multele email-uri zilnice; in cazul email-ului, trebuie sa ne gandim oricand primim un mesaj de grup daca este bine sa trimitem “reply to all”, din motive de eficienta comunicarii si colaborarii: ganditi-va ca la un grup de WhatsApp, trebuie sa ne punem aceasta problema efectiv la fiecare mesaj trimis, pentru ca fiecare inseamna o trimitere catre toti!
Marius